réunion le 29 septembre

Pour ceux qui n’auraient pas vu passer le mail :

La ville ayant validé notre « protocole », nous vous proposons de nous réunir pour la première fois de cette saison 2020/2021.

Le 29 septembre nous vous proposons une réunion Papier.

La plus grande des salles de Sainte Anne ne pouvant accueillir, dorénavant, plus de 18 personnes, nous sommes obligés de procéder comme suit :

Principes :

  • Nous vous enverrons une semaine avant la réunion à chacun(e) un mail depuis l’adresse (oit.info@orange.fr). Il vous sera demandé de répondre à cette seule adresse pour vous inscrire à la réunion concernée.
  • Dans ce mail, il vous sera demandé si vous présentez des photos
  • Dans la soirée du dimanche, un mail sera envoyé aux seules personnes qui seront inscrites et leur indiquera s’ils peuvent venir, ou pas.
  • Pour cette réunion, on va devoir favoriser les membres qui comptent proposer des photos, s’il reste des places, on complétera avec d’autres membres.
  • Le soir même, pour la réunion Papier :
    • Une petite table sera dans le couloir pour la signature d’un cahier de présence.
    • Il faudra installer 18 chaises selon le protocole qui, pour rappel est un mètre entre chaque chaise.
    • Les membres devront être masqués et cela depuis les abords de Sainte Anne et jusqu’à leur sortie.
    • Lavage des mains au gel avant d’entrer dans la salle.
    • Les membres apportant des photos les remettront aux responsables – (Il n’y aura pas d’installation des photos sur les tables afin d’éviter les discussions et les déplacements). Seul l’animateur (ou son aide) (équipé de gants) pourra manipuler les photos, les mettre en présentation, les approcher des membres qui voudraient les voir mieux (sans qu’ils y touchent).
    • Les photos seront rendues par l’animateur en fin de séance.

Ces conditions mises en place pour cette première réunion COVID seront reconduites pour toutes les autres réunions qui pourront avoir lieu a posteriori.

    • Pour la réunion Photos,

    • L’inscription sur le cahier, le port du masque et le lavage des mains au gel est identique au protocole de la première réunion et sera le même à chaque autre réunion.
    • Les fichiers numériques devront être envoyés par mail aux responsables en même temps que la demande d’inscription – (Toutes clés seront refusées le soir de la réunion). Le nombre de photos projetées par membre sera calculé en fonction du nombre d’inscrits (le mail du dimanche préviendra les retenus de ce nombre).
    • En entrant dans la salle, les membres devront s’assoir sur l’une des chaises sans les déplacer et sans changer de chaise.
    • À la fin de la réunion, on pourra demander aux membres de nettoyer la chaise utilisée et la ranger.
    • Les horaires d’accueil seront entre 20 h 30 et 20 h 45
  • Lors des réunions, la priorité sera donnée aux personnes inscrites qui apportent des photos. Ceci dans l’ordre des inscriptions, et, pour permettre à plus de membres de présenter leurs images, de réunion en réunion, nous donnerons la priorité à ceux qui n’auraient pas encore présenté de photos.
  • Pour cela nous enregistrerons les noms des personnes se présentant à la réunion papier ou photo.